ความสำเร็จของการจัดงานสัมมนาไม่ได้อยู่แต่เพียง “วิทยากรผู้ให้การบรรยาย” เท่านั้นค่ะ แต่ความสำเร็จนี้ยังอยู่ที่ขั้นตอนการเตรียมงานตั้งแต่ขั้นตอนแรกไปจนถึงการปิดงานสัมมนา หากทุก ๆ ขั้นตอนมีความลื่นไหล ต่อเนื่องไม่ติดขัด งานสัมมนานั้นจะสร้างชื่อเสียงให้แก่ผู้จัดงานได้เป็นอย่างมาก ขั้นตอนการเตรียมตัวเพื่อจัดงานสัมมนาจึงมีความสำคัญไม่แพ้ความรู้ความสามารถและชื่อเสียงของวิทยากรเลย เพื่อให้การจัดงานสัมมนาของคุณราบรื่นดุจมืออาชีพ ต่อไปนี้คือคำแนะนำเล็ก ๆ น้อย ๆ ในการเตรียมงานสัมมนาอย่างมืออาชีพที่เรานำมาฝากคุณค่ะ

7 ขั้นตอนการเตรียมงานสัมมนาอย่างมืออาชีพเพื่อสร้างชื่อให้กับคุณ

1. การเตรียมการด้านสถานที่

สถานที่ในการจัดงานสัมมนาที่ดีจะต้องเป็นสถานที่ที่สะดวกในการเดินทางค่ะ สถานที่ที่ไกลเกินหรือเดินทางลำบากจะทำให้ผู้ต้องการเข้าร่วมการสัมมนาอาจเกิดความลังเลใจที่จะเข้าร่วม นอกจากนี้คุณอาจต้องคำนึงถึงสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ ที่จะได้รับรวมไปถึงขนาดห้องที่จะใช้จัดงานสัมมนาค่ะว่าเพียงพอกับจำนวนผู้เข้าร่วมหรือไม่

2. วันและเวลาในการจัดสัมมนา

ในข้อนี้อาจไม่ส่งผลกระทบต่อการจัดงานสัมมนาสักเท่าไหร่ แต่คุณก็จำเป็นต้องตรวจสอบให้ดีค่ะว่าในวันและเวลาที่คุณต้องการจัดงานสัมมนามีเหตุการณ์สำคัญอะไรบ้างที่อาจมีผลต่อการเดินทางของผู้เข้าร่วม การเลือกวันและเวลาในการจัดสัมมนาโดยเร็วจะทำให้คุณสามารถติดต่อกับวิทยากรเพื่อจองตัวของเขาได้แต่เนิ่น ๆ

3. การประชาสัมพันธ์และการลงทะเบียน

เมื่อได้ข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่และข้อมูลวิทยากรแล้วขั้นตอนต่อไปคือการประชาสัมพันธ์ทั้งช่องทางออนไลน์และออฟไลน์ค่ะ คุณอาจนำข้อมูลของวิทยากร เช่น ความชำนาญและประสบการณ์มาใช้ในการประชาสัมพันธ์ได้เช่นกัน นอกจากนี้หากคุณใช้ช่องทางประชาสัมพันธ์ในโซเชี่ยลมีเดียต่าง ๆ ก็อย่าลืมส่งต่อคนไปยังหน้าเว็บไซต์ที่ใช้ลงทะเบียนค่ะ เพื่อดึงดูดความสนใจของผู้เข้าร่วมอบรม โดยในหน้าลงทะเบียนคุณต้องกำหนดรายละเอียดของสถานที่ วันและเวลาในการสัมมนาให้ชัดเจนอีกครั้งหนึ่ง นอกจากนี้ คุณอาจให้ผู้สนใจเข้าร่วมอบรมสัมมนากรอกข้อมูลส่วนตัวต่าง ๆ เพื่อเก็บไว้เป็นฐานข้อมูลในภายหลังได้เช่นกัน คุณอาจทำ early bird (โปรโมชั่นหรือเงื่อนไขพิเศษสำหรับการจองสิทธิ์ก่อน) เพื่อเพิ่มความน่าสนใจและการตัดสินใจลงทะเบียนของผู้เข้าร่วมสัมมนาได้เร็วขึ้น

4. เอกสารการสอน

การเตรียมตัวในเรื่องของเอกสารการสอนคุณควรจะเตรียมตัวไว้อย่างน้อย 1 สัปดาห์ก่อนการสัมมนาค่ะ คุณจึงควรประสานกับทางวิทยากรเพื่อให้จัดส่งไฟล์เอกสารเพื่อให้รูปเล่มเสร็จทันกำหนด พึงระวังพื้นหลังของสไลด์บรรยายให้ดีเพราะสไลด์ที่มีพื้นสีดำอาจทำให้เอกสารที่สั่งพิมพ์ออกมายากลำบากในการอ่าน ดังนั้นก่อนที่คุณจะสั่งพิมพ์เอกสารควรสำรวจให้ดีเสียก่อนว่าสไลด์ที่ได้มานั้นมีสีอะไรเพื่อทำการแก้ไขก่อนการพิมพ์

5. การแจ้งเตือนเมื่อใกล้ถึงวันสัมมนา

ข้อนี้เป็นอีกข้อหนึ่งที่สำคัญมากค่ะหากคุณอยากจะเป็นผู้จัดงานสัมมนาอย่างมืออาชีพ เพราะมันสื่อถึงความสนใจของคุณต่อผู้เข้าร่วมการสัมมนาโดยคุณอาจส่งข้อความแจ้งเตือนเป็น SMS หรืออีเมล์หรือทางช่องทางโซเชี่ยลมีเดียก็ได้ การส่งข้อความแจ้งเตือนให้แก่ผู้เข้าร่วมอบรมใกล้ ๆ วันจริงจะสร้างความประทับใจให้แก่พวกเขาได้มากทีเดียว

6. การประเมินและการติดต่อกลับ

อย่าลืมเตรียมแบบประเมินเพื่อให้ผู้เข้าร่วมอบรมได้ประเมินเพื่อให้ทราบถึง feedback ที่มีต่อการสัมมนาในครั้งนั้น ๆ ข้อมูลนี้มีความสำคัญในแง่ของการนำไปพัฒนาต่อยอดการอบรมสัมมนาอื่น ๆ ต่อไป นอกจากนี้คุณยังอาจขอให้ผู้เข้าร่วมอบรมพูดถึงความประทับใจหรือความรู้สึกที่มีต่อการสัมมนาในครั้งนี้เพื่อให้คุณนำไปใช้ในการประชาสัมพันธ์การสัมมนาต่อไปในอนาคตได้ค่ะ นอกจากนี้คุณควรสร้างช่องทางในการติดต่อสื่อสารภายหลังการสัมมนาเพื่อให้ผู้เข้าร่วมอบรมได้มีโอกาสซักถามและแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างกันโดยอาจสร้างเป็นไลน์กลุ่มของผู้เข้าร่วมสัมมนาและวิทยาการได้ค่ะ

7. อาหารรับรองในงานสัมมนา

เรื่องสุดท้ายและมีความสำคัญไม่แพ้ขั้นตอนอื่น ๆ ก็คือการจัดอาหารรับรองผู้เข้าร่วมสัมมนาค่ะ โดยมากงานสัมมนาแต่ละงานจะมีมื้ออาหารกลางวันเป็นมื้อหลัก 1 มื้อและมื้อพักเบรกอีก 1-2 มื้อ สำหรับมื้อกลางวันคุณสามารถติดต่อกับทางสถานที่จัดงานเพื่อขอทราบรายละเอียดเกี่ยวกับมื้ออาหารได้ค่ะซึ่งโดยมากเขาจะคิดราคารวมไปกับค่าสถานที่อยู่แล้ว โดยอาจมาในรูปแบบของบุฟเฟต์อาหารกลางวันให้เลือก ซึ่งคุณจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลกับทางผู้เข้าร่วมอบรมว่ามีใครจำเป็นต้องทานอาหารที่เฉพาะหรือไม่เช่นอาหารอิสลามหรือมังสวิรัติ นอกจากมื้ออาหารหลักก็คือมื้อพักเบรกซึ่งโดยมากมักจะมาในรูปแบบของ snack box พร้อมเครื่องดื่มเช่นชา กาแฟ หรือน้ำผลไม้เพื่อความสะดวกของทั้งผู้จัดงานและผู้เข้าร่วมการอบรม ซึ่งในปัจจุบันมีร้านค้าที่ให้บริการ snack box เพื่อจัดอบรมสัมมนาอยู่หลายราย ตัวอย่างเช่น แบรนด์ The Waffleเองก็มี snack box มาคอยให้บริการเช่นกัน โดยคุณอาจต้องติดต่อไปยังบริษัทเพื่อขอดูเมนูที่ต้องการพร้อมระบุวัน เวลา สถานที่ที่คุณจัดการสัมมนาอย่างละเอียดรวมไปถึงขั้นตอนในการขนส่งและการกำหนดจุดนัดหมายเพื่อรับสินค้าค่ะ การจัดการเกี่ยวกับอาหารในการสัมมนาที่ดีจะช่วยสร้างความประทับใจให้แก่ผู้เข้าร่วมอบรมได้ 

ทั้งหมดนี้ก็คือข้อมูลเล็กน้อยที่เราอยากนำมาฝากสำหรับการเป็นนักจัดอบรมสัมมนาอย่างมืออาชีพ อย่าลืมนะคะว่าความสำเร็จที่เกิดขึ้นหลังการจัดงานสัมมนา 1 งานคือสิ่งที่คุณสามารถนำไปต่อยอดสู่งานต่อ ๆ ไปได้ ดังนั้นสิ่งสำคัญที่สุดในการจัดอบรมสัมมนาให้ประสบความสำเร็จก็คือ “การวางแผนการต่าง ๆ อย่างเป็นขั้นเป็นตอน” เพื่อให้งานสัมมนานั้นราบรื่นและไม่เกิดความผิดพลาดในภายหลัง

บทความที่เกี่ยวข้อง : ทำไมควรซื้อแฟรนไชส์จากสินค้าที่เราชอบ/บริหารร้านแฟรนไชส์ให้ลูกค้ารักพนักงานมีความสุข/ทำไมมนุษย์เงินเดือนควรซื้อแฟรนไชส์

สนใจแฟรนไชส์