ร้านสาขาแฟรนไชส์แต่ละแห่ง ล้วนแล้วแต่มีการทำ Stock วัตถุดิบสำหรับนำมาผลิตเป็นสินค้าออกมาขาย เพราะไม่สะดวกในการเข้าไปซื้อวัตถุดิบกับบริษัทแฟรนไชส์ได้ทุกวัน การซื้อวัตถุดิบมาตุนไว้ปริมาณมาก ๆ จะว่าดีก็ดี ตรงที่เราจะมีวัตถุดิบพร้อมขายอยู่ตลอดเวลา แต่จะดีกว่า หากเรานำเอาระบบการบริหาร Stock วัตถุดิบมาใช้ในการบริหาร Stock ของเรา วิธีการบริหาร Stock ในสาขาแฟรนไชส์มีอะไรและต้องทำอย่างไรบ้าง

การบริหาร Stock แบบ FIFO (Frist In, Frist Out)

การบริหาร Stock แบบ FI-FO (Frist In, Frist Out) หรือที่เรียกว่า เข้าก่อน ออกก่อน คือการจัดการ Stock วัตถุดิบโดยการดึงวัตถุดิบที่เข้ามาก่อนไปใช้ก่อน วัตถุดิบที่เข้ามาทีหลังก็ค่อยนำมาใช้เมื่อวัตถุดิบล็อตเก่าหมดไป แทนที่จะหยิบใช้ตามความพอใจ อันไหนหยิบง่ายกว่าก็หยิบไปใช้ก่อน ซึ่งมักจะเกิดปัญหาเรื่องวัตถุดิบหมดอายุแล้วต้องทิ้งไปอย่างน่าเสียดาย เราสามารถบริหาร Stock แบบ FIFO ได้ง่าย ๆ ดังนี้
ใส่หมายเลขล็อตของสินค้า, วันที่รับเข้ามา และวันหมดอายุของวัตถุดิบทุกกล่อง เพื่อที่เราจะได้รู้ว่าอันไหนมาก่อน อันไหนเพิ่มรับเข้ามา และวัตถุดิบจะหมดอายุเมื่อไหร่
จัดเรียงวัตถุดิบ เก็บของใหม่อยู่ด้านใน ของเก่าอยู่ใกล้มือ หยิบจับง่าย ไม่เสียเวลา ของใหม่ที่สุดให้อยู่ด้านในสุด ส่วน Stock วัตถุดิบเก่าที่เหลืออยู่ให้อยู่ด้านนอกและหยิบง่ายที่สุด เพื่อเรียงลำดับการหยิบใช้ ก่อน – หลัง ได้อย่างเป็นระบบ

มีการตรวจนับ Stock วัตถุดิบทุกสัปดาห์

แม้จะเป็นร้านแฟนไชส์สาขา Stock ไม่เยอะ รายการวัตถุดิบไม่มาก แต่ก็ใช่ว่าข้อผิดพลาดจะไม่เกิดขึ้น การตรวจนับ Stock วัตถุดิบเป็นประจำสม่ำเสมอ จะช่วยทำให้เรารู้ว่าตอนนี้ Stock วัตถุดิบในมือของเรามีอยู่เท่าไหร่ รายการไหนเหลือเยอะยังไม่ต้องซื้อเพิ่ม รายการไหนเหลือน้อยควรสั่งซื้อเพิ่มได้แล้ว วางแผนตรวจนับ Stock อย่างมืออาชีพทำอย่างไรบ้าง
Stock Card หัวใจในการนับ Stock ทุกครั้งที่มีการนำวัตถุดิบเข้ามาเติม หรือการเบิกวัตถุดิบออกไปใช้ จะต้องมีการลงตัวเลขรับเข้า ตัดออก และยอดคงเหลือทุกครั้ง วิธีนี้จะช่วยให้เราสามารถรู้ปริมาณวัตถุดิบได้แบบ Real Time
ตรวจนับ Stock วัตถุดิบทุกสัปดาห์ เพื่อตรวจสอบว่าของจริงกับตัวเลขใน Stock Card ตรงกันหรือไม่ มีการหยิบวัตถุดิบไปใช้แล้วลืมบันทึกไว้หรือเปล่า หากข้อมูลไม่ตรงกัน ก็ทำการแก้ไขให้ถูกต้อง

กำหนดปริมาณ Stock ต่ำสุด – สูงสุด แบบ Visual check

กำหนดประมาณ Stock ต่ำสุด – สูงสุด ด้วยเครื่องหมาย วิธีง่าย ๆ นี้จะช่วยทำให้เราสามารถตรวจสอบ Stock วัตถุดิบได้ด้วยสายตา สามารถสรุปได้อย่างรวดเร็วว่าเวลาไหนควรสิ่งซื้อวัตถุดิบเข้ามาเติมเต็มใน Stock เวลาไหนที่ปริมาณวัตถุดิบใน Stock มีมากยังไม่ควรสั่งซื้อวัตถุดิบในตอนนี้  
ทำเครื่องหมายให้ดูง่ายว่า Maximum – Minimum อยู่ตรงไหน เช่น การทำแถบสีกำหนดปริมาณ Max –Min เมื่อสินค้าลดน้อยลงจนถึงแถบสีแดง หมายความว่าวัตถุดิบมีปริมาณน้อย อาจจะหมดภายใน 2-3 วัน จะต้องซื้อวัตถุดิบเข้ามาเพิ่ม
กำหนด Max – Min วัตถุดิบให้เหมาะสม เพราะวัตถุดิบแต่ละรายการ มีปริมาณการใช้ไม่เท่ากัน จึงไม่สามารถใช้ค่า Max - Min เดียวกันได้ เช่น แฟรนไชส์ไอศกรีม จะมีปริมาณการใช้นมสด มากกว่าช็อคโกแลตแฟนซีที่เป็นท็อปปิ้ง ดังนั้นควรมีการคำนวณปริมาณ Max – Min ของวัตถุดิบแต่ละรายการ และกำหนดปริมาณ Max – Min ให้เหมาะสม

วางแผนการบริหารต้นทุนด้วย Standard Stock

การลดต้นทุนด้วยการบริหาร Stock ต่อยอดมาจากการบริหาร Stock วัตถุดิบที่เราได้วางไว้ดีแล้ว กิจกรรมต่อมาที่สาขาแฟรนไชสฺควรทำคือ กิจกรรมลดต้นทุน ซึ่งเราสามารถลดต้นทุนได้ด้วยวิธีการทำ Standard Stock เป็นการกำหนดว่าในแต่ละรอบการสั่งซื้อ เราจะสั่งซื้อวัตถุดิบสำหรับการนำไปใช้กี่วัน เราจะไม่สั่งซื้อมากเกินกว่านั้นเพื่อลดจำนวนเงินทุนหมุนเวียนที่กลายเป้นวัตถุดิบจำนวนมากไปนอนพักอยู่ใน Stock แทนที่เราจะสามารถนำเงินส่วนนั้นไปทำอย่างอื่นได้ เช่นการขยายสาขาแฟรนไชส์
กำหนดปริมาณ Standard Stock สำหรับวัตถุดิบแต่ละรายการ โดยเฉพาะวัตถุดิบหลักที่เปลืองพื้นที่จัดเก็บ และใช้เงินทุนจำนวนมากหากสั่งซื้อปริมาณเยอะ ๆ
กำหนดปริมาณ Safety Stock หรือปริมาณ Stock ฉุกเฉิน ป้องกันความเสี่ยง ในกรณีที่ปริมาณการใช้วัตถุดิบไม่ตรงตามแผน เช่น การซื้อวัตถุดิบสำหรับการขายสินค้า 5 วัน + Safety Stock  2 วัน เผื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน เช่น ไม่สามารถส่งวัตถุดิบได้ตรงเวลา หรือช่วงนั้นสินค้าขายดีมากกว่าปกติ

ข้อดีของการบริหาร Stock ในสาขาแฟรนไชส์อย่างเป็นระบบ

1. ลดปริมาณของเสีย การมีระบบบริหาร Stock ที่ดีช่วยลดปริมาณวัตถุดิบหมดอายุได้ ไม่ว่าจะด้วยวิธี FIFO หรือการกำหนด Standard Stock ที่มีการสั่งซื้อวัตถุดิบให้พอใช้ในช่วงระยะเวลาไม่นาน เราจะได้วัตถุดิบที่สดใหม่ ไม่ต้องเก็บดองไว้นาน ๆ จนหมดอายุ
2. ลดพื้นที่การจัดเก็บวัตถุดิบ เมื่อมีการกำหนดปริมาณ Maximum – Minimum จะช่วยลดพื้นที่ในการจัดเก็บได้มากขึ้น มีพื้นที่ใช้สอยเพิ่มมากขึ้น
3. ลดต้นทุน การเก็บวัตถุดิบบางอย่างจำเป็นต้องมีการควบคุมอุณหภูมิที่พอเหมาะ การบริหาร Stock อย่างมีระบบระเบียบ จะช่วยในการลดต้นทุนค่าไฟฟ้า และช่วยยืดอายุการใช้งานตู้แช่ที่ใช้เก็บวัตถุดิบ เพราะไม่ต้อง Stock วัตถุดิบปริมาณมาก ๆ
4. ลดปัญหาเรื่องวัตถุดิบหมด มีไม่พอขาย หากไม่มีการบริหาร Stock วัตถุดิบ นอกจากปัญหาเรื่องของเสีย และเรื่องต้นทุนจมกับ Stock วัตถุดิบแล้ว เรายังอาจประสบปัญหา วัตถุดิบขาดมือ ไม่รู้ว่าวัตถุดิบมีไม่พอขาย เพราะเข้าใจว่ายังมีอยู่ การนำ Stock Card เข้ามาช่วยทำให้เรารู้ว่าวัตถุดิบรายการไหนยังเหลืออยู่มาก รายการไหนใกล้จะหมดแล้ว
5. ลดเวลาในการจัดเตรียมวัตถุดิบในแต่ละวัน เพราะจัดเก็บไม่เป็นระเบียบทำให้เราเสียเวลาในการเตรียมวัตถุดิบแต่ละรายการไปไม่น้อย เมื่อเราวางระบบ Stock สินค้าแล้ว วัตถุดิบทุกรายการจะถูกจัดเก็บเป็นหมวดหมู่อย่างชัดเจน การหยิบจับตรวจนับก็จะง่ายมากกว่า เพราะเราจะรู้ว่าอะไร อยู่ตรงไหนจะหยิบจะใช้อะไรก็ทำได้อย่างรวดเร็ว
เราสามารถนำเอาวิธีการบริหาร Stock วัตถุดิบมาใช้ในการบริหาร Stock สาขาแฟรนไชส์ของเราได้ เพราะวิธีการเหล่านี้ บริษัทที่มีขนาดใหญ่ มีสินค้ามากมายหลายร้อยรายการได้นำมาใช้ในการทำ Stock สินค้าแล้วประสบความสำเร็จ ลดได้ทั้งเวลา ลดต้นทุน ลดของเสีย และยังลดการจ้างแรงงาน เพียงเพราะการนำระบบเข้ามาช่วยเหลือ ทำให้การทำงานง่ายและรวดเร็วขึ้น ร้านสาขาแฟรนไชส์อย่างเราแม้จะมีจำนวนวัตถุดิบในมือไม่มากเท่าบริษัทใหญ่ ๆ แต่เราก็สามารถนำระบบการเข้ามาใช้เป็นเครื่องมือทำให้เราทำงานง่ายขึ้น และยังได้ลดต้นทุนไปในตัวอีกด้วย

บทความที่เกี่ยวข้อง : วิธีเพิ่มยอดขายสำหรับร้านสาขาแฟรนไชส์/วิธีการเลือกจ้างพนักงานมาดูแลร้านแฟรนไชส์/ServiceMindบริการดีลูกค้าLove ยอดขายUp

สนใจแฟรนไชส์